(1)　文書　事務を処理するために作成される書類、帳票、電報及び図面その他の資料等の記録一切をいう。

(2)　紙文書　文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態におかれているものであって、職務上作成し、又は取得された文書をいう。

(3)　電子文書　電磁的記録のうち書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて、電磁的記録媒体等に記録されているものであって、職務上作成し、又は取得されたものをいう。

(4)　電子情報　電磁的記録のうち電磁的記録媒体等に記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。

(5)　電子署名　電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

(6)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(7)　課　赤平市課設置条例(平成19年条例第1号)第1条に規定する課並びにこれらに準ずる組織をいう。

(8)　供覧　その文書について、起案する必要のないもの又は起案に当たり、あらかじめ指示又は承認を受ける必要のあるものを関係者及び上司の閲覧に供することをいう。

(9)　起案　事案を処理するために、その方針又は具体的内容などの案を起こすことをいう。

(10)　決裁　赤平市役所事務専決規程(昭和52年規程第3号。以下「専決規程」という。)に規定する決裁者が、その権限に属する事務について意思を決定することをいう。

(11)　合議　事案の処理について、関係ある他の課の承認を求めることをいう。

(12)　分類　文書をその主題により、文書分類基本表に基づいて区分し、適正な分類科目に配置することをいう。

(13)　保管　文書を活用するために、文書が完結した年度又は年及びその翌年度又は翌年以降において課が管理することをいう。

(14)　保存　保管期間が経過した後においても、活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を総務課長に引き継ぎ、管理することをいう。

(1)　配布された文書の点検及び受領に関すること。

(2)　文書の整理に関すること。

(3)　文書の保管及び引き継ぎに関すること。

(4)　総合行政ネットワーク文書の送信並びに電子署名に関すること。

(5)　文書処理の促進に関すること。

(6)　文書事務の指導に関すること。

(7)　その他文書事務に関し必要なこと。

(1)　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項及び第2項の規定に基づいて制定するもの

(2)　規則　地方自治法第15条第1項の規定に基づいて制定するもの

(1)　訓令　権限の行使又は職務に関し、所属機関又は職員に対し命令するもの

(2)　庁達　所属機関及び職員の全部又は一部に対して職務執行上の取り扱い要領、法令の解釈等を示すもの

(3)　達　職務権限に基づき、特定の個人、団体に対して一方的に特定の事項を命令し、禁止し、若しくは停止し、又は既に与えた許可、認可等の行政行為を取り消すもの

(4)　指令　個人又は団体からの申請、願い、伺い等に対して許可、認可、指示又は命令するもの

(1)　告示　法令の規定又は権限に基づき、処分若しくは決定した事項等を広く一般に周知させるため公示するもの

(2)　公告　法令の規定により、公告すべき旨が規定されているもの及び一定事項を広く周知させるため公示するもの

(1)　依命通達　命令権者の命を受けて、その補助職員が自己の職名で通達するもの

(2)　上申　上司又は上級行政庁に対し、意見又は事実を述べるもの

(3)　内申　上司又は上級行政庁に対し、内申するもの

(4)　副申　上司又は上級行政庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの

(5)　申請　上司又は上級行政庁に対し、許可、認可、補助等の指令を求めるもの

(6)　伺い　上司又は上級行政庁に対し、その指揮命令を求めるもの

(7)　報告　上司又は上級行政庁に対し、事実を報告するもの

(8)　届け　上司又は上級行政庁に対し、一定の事項を届け出るもの

(9)　進達　個人、団体等からの経由文書を上司又は上級行政庁へ送付するもの

(10)　願い　上司又は上級行政庁に対し、軽易な行為を請求するもの

(11)　通知　相手方に意思事実を知らせるもの

(12)　協議　相手方に同意を求めるもの

(13)　照会　ある事項について問い合わせるもの

(14)　回答　協議、依頼又は照会に対して回答するもの

(15)　依頼　一定の事項を依頼するもの

(16)　送付　物件を送付し、受領を求めるもの

(17)　証明　一定の事実を証明するもの

(18)　復命　上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの

(19)　辞令　任命、給与又は勤務などに関して命令するもの

(20)　諮問　一定の機関に対して、調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(21)　答申　諮問を受けた機関が、その諮問事項について意見を述べるもの

(22)　陳情　特定の事項について事情を訴え、必要な処置を求めるもの

(23)　嘱託(委嘱)　特定の相手方に対して、事務その他特定事項を依頼するもの

(24)　議案　議会に対して議決を求め、又は報告するもの

(25)　賞状　表彰状、感謝状等

(1)　文書は、親展文書及び親展電報を除きすべて開封し、その右下余白に収受印(様式第1号)を押した後、当該文書に係る事務を主管する課(以下「主務課」という。)の取扱責任者に配布する。ただし、次に掲げる文書は、収受印の押印を省略することができる。

(2)　親展文書は、封筒の表面に収受印を押し、親展文書配布簿(様式第2号)に所要事項を記載した後、名あて人の受領印を徴し、名あて人に交付する。

(3)　現金、金券、有価証券、郵便切手等(以下「現金等」という。)を添付してある文書は、その余白に金券添付の表示を行い、現金等配布簿(様式第3号)に所要事項を記載した後、現金等配布簿に受領印を徴し、現金等及びその文書を主務課の取扱責任者に交付する。

(4)　不服申立て、訴訟等の受領した日時が権利又は効力の得失に関係のある文書は、余白にその日時を朱書し、受領者の印を押し、封筒があるものはこれを添えなければならない。

(5)　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配布しなければならない。

(1)　受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証するものとする。

(2)　受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して、形式上誤りがない場合は受領通知を、形式上誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発信するものとする。

(3)　前号の規定により受領通知を行った当該文書は、速やかに紙に出力するものとする。

(1)　上級行政庁からの訓令又は通達等で重要と認められるもの

(2)　処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があると認められるもの

(3)　その他特に供覧する必要があると思われるもの

(1)　一定の帳票を利用して処理できるもの

(2)　軽易な事案で、文書の余白を利用して処理できるもの

(3)　別に処理について定めてあるもの

(1)　件名は、できるだけ簡明に記載し、その次に照会、回答、通知等その文書の性質を表す言葉を括弧書きする。

(2)　重要、異例又は内容の複雑な事案は、起案理由、根拠となる法令及びその他参考事項を記載し、必要があれば関係書類を順序にそろえ、添付しなければならない。

(3)　施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにしなければならない。

(4)　起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添付しなければならない。

(1)　対外的に発送する文書の中で、その内容が軽易であるものについては、決裁権を有する者の職及び氏名又は市名を用いる。

(2)　庁内文書は、副市長名又は課長名を用いることができる。

(1)　文書の記号は、総務課長が別に定める略号を起案者が記入する。

(2)　収受文書により起案する文書の番号は、収受文書の収受番号を文書番号として起案者が記入する。

(3)　新たな起案による文書の番号は、文書管理票を作成するときに記入する。

(4)　文書の番号は、文書管理票により、係ごとに年度又は年を通じて一連の番号とする。

(1)　法規文書及び令達文書(訓令のうち規程形式をとるものに限る。)の案

(2)　議会に提出する案

(3)　市長の決裁を要する行政処分案及びこれに準ずるもの

(4)　法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案

(5)　その他市政に重大な影響を及ぼすと認められる案

(1)　条件付同意のときは、その旨を所定の欄に朱書して押印するとともに、意見又は条件を起案文書の余白に記載して、その場所に押印する。

(2)　不同意のときは、その旨を所定の欄に朱書して、その欄には押印しないで、その理由を起案文書の余白に記載し、その場所に押印する。

(1)　重要なもの又は秘密を要するもの

(2)　緊急を要するもの又は説明を要するもの

(1)　公印の押印を省略することができるもの

(2)　課長決裁事案のもの

(3)　保存期間が1年以下のもの

(4)　秘密の取扱いを要しないもの

(5)　前各号に掲げるもののほか、照会者等から、ファクシミリ又は電子メールによる回答等の指定があるもの

(1)　法規文書、令達文書(達及び指令を除く。)にあっては、公布令達番号簿に登載した日

(2)　発送する文書にあっては、発送した日

(3)　前2号以外の文書にあっては、その事務を処理した日

(1)　文書は、書かれている内容によって分類すること。

(2)　主題の該当分類科目を決定するときは、最も適切なものとすること。

(3)　文書の内容が2以上の分類科目にわたるときは、その関係が最も深い分類科目とすること。

(4)　編冊は、小分類を単位とする。ただし、これにより難いときは、中分類単位とする。

(5)　簿冊の件名は、主題名を記入すること。

(6)　簿冊の背表紙に文書の件名、年度又は年、分類記号、保存区分、廃棄年、課名等を記載すること。

(7)　新たな事務により生じた簿冊の件名の該当分類科目が既設の科目によることができないと認めるときは、課長は、総務課長に協議のうえ分類科目を新設することができる。

(1)　保存文書を閲覧し、又は借り受けようとするときは、保存文書閲覧(貸出)申込票(様式第14号)により総務課に申し出、総務課は、提出された保存文書閲覧(貸出)申込票に必要事項を記載して、文書の閲覧又は貸出しを行う。

(2)　閲覧又は貸出した文書が返還されたときは、その文書をもとの位置に格納するとともに、保存文書閲覧(貸出)申込票に必要事項を記載してこれを整理する。