○赤平市文書事務取扱規程

昭和54年5月1日

規程第6号

目次

第1章 総則(第1条~第9条)

第2章 収受及び配布(第10条~第14条)

第3章 処理(第15条~第17条)

第4章 起案(第18条~第22条)

第5章 決裁及び合議(第23条~第29条)

第6章 施行(第30条~第36条)

第7章 整理及び保管(第37条~第41条)

第8章 保存(第42条~第47条)

第9章 補則(第48条・第49条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,別に定めるものを除き,本市における事務取り扱いについて必要な事項を定め,事務処理の標準化と能率化を図ることを目的とする。

(文書取り扱いの原則)

第2条 すべて事案の処理は,文書によるものとする。

2 文書の処理は,正確かつ敏速に取り扱い,常に整理して事務の効率的な運営を確保するよう努めるとともに,処理後の保管及び保存を適正に行い,もってその経過と責任の所在を明らかにしておかなければならない。

(用語の意義)

第3条 この規程において,次の各号に定める用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 事務を処理するために作成される書類,帳票,電報及び図面その他の資料等の記録一切をいう。

(2) 紙文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い,紙の上に永続すべき状態におかれているものであって,職務上作成し,又は取得された文書をいう。

(3) 電子文書 電磁的記録のうち書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて,電磁的記録媒体等に記録されているものであって,職務上作成し,又は取得されたものをいう。

(4) 電子情報 電磁的記録のうち電磁的記録媒体等に記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。

(5) 電子署名 電子文書について行われる措置であって,次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。

 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(6) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(7) 課 赤平市課設置条例(平成19年条例第1号)第1条に規定する課並びにこれらに準ずる組織をいう。

(8) 供覧 その文書について,起案する必要のないもの又は起案に当たり,あらかじめ指示又は承認を受ける必要のあるものを関係者及び上司の閲覧に供することをいう。

(9) 起案 事案を処理するために,その方針又は具体的内容などの案を起こすことをいう。

(10) 決裁 赤平市役所事務専決規程(昭和52年規程第3号。以下「専決規程」という。)に規定する決裁者が,その権限に属する事務について意思を決定することをいう。

(11) 合議 事案の処理について,関係ある他の課の承認を求めることをいう。

(12) 分類 文書をその主題により,文書分類基本表に基づいて区分し,適正な分類科目に配置することをいう。

(13) 保管 文書を活用するために,文書が完結した年度又は年及びその翌年度又は翌年以降において課が管理することをいう。

(14) 保存 保管期間が経過した後においても,活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を総務課長に引き継ぎ,管理することをいう。

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は,文書の収受,配布,浄書,保存及び廃棄の事務を集中的に管理し,併せてすべての文書事務を掌理する。

(課長の職務)

第5条 課の長(以下「課長」という。)は,この規程の定めるところにより,その所管における文書事務について責任を負うものとし,敏速かつ適正に処理されるよう職員を指導しなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条 課に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き,係長(主査を含む。)をもって充てる。

(取扱責任者の職務)

第7条 取扱責任者は,上司の命を受け,係における次の各号に掲げる事務を処理する。ただし,第4号に掲げる事務については,総務課の取扱責任者に限る。

(1) 配布された文書の点検及び受領に関すること。

(2) 文書の整理に関すること。

(3) 文書の保管及び引き継ぎに関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書の送信並びに電子署名に関すること。

(5) 文書処理の促進に関すること。

(6) 文書事務の指導に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要なこと。

(文書の種別)

第8条 文書は,法規文書,令達文書,公示文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書は,次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項及び第2項の規定に基づいて制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条第1項の規定に基づいて制定するもの

3 令達文書は,次のとおりとする。

(1) 訓令 権限の行使又は職務に関し,所属機関又は職員に対し命令するもの

(2) 庁達 所属機関及び職員の全部又は一部に対して職務執行上の取り扱い要領,法令の解釈等を示すもの

(3) 達 職務権限に基づき,特定の個人,団体に対して一方的に特定の事項を命令し,禁止し,若しくは停止し,又は既に与えた許可,認可等の行政行為を取り消すもの

(4) 指令 個人又は団体からの申請,願い,伺い等に対して許可,認可,指示又は命令するもの

4 公示文書は,次のとおりとする。

(1) 告示 法令の規定又は権限に基づき,処分若しくは決定した事項等を広く一般に周知させるため公示するもの

(2) 公告 法令の規定により,公告すべき旨が規定されているもの及び一定事項を広く周知させるため公示するもの

5 一般文書は,おおむね次のとおりとする。

(1) 依命通達 命令権者の命を受けて,その補助職員が自己の職名で通達するもの

(2) 上申 上司又は上級行政庁に対し,意見又は事実を述べるもの

(3) 内申 上司又は上級行政庁に対し,内申するもの

(4) 副申 上司又は上級行政庁に対し,進達する文書に意見を添えるもの

(5) 申請 上司又は上級行政庁に対し,許可,認可,補助等の指令を求めるもの

(6) 伺い 上司又は上級行政庁に対し,その指揮命令を求めるもの

(7) 報告 上司又は上級行政庁に対し,事実を報告するもの

(8) 届け 上司又は上級行政庁に対し,一定の事項を届け出るもの

(9) 進達 個人,団体等からの経由文書を上司又は上級行政庁へ送付するもの

(10) 願い 上司又は上級行政庁に対し,軽易な行為を請求するもの

(11) 通知 相手方に意思事実を知らせるもの

(12) 協議 相手方に同意を求めるもの

(13) 照会 ある事項について問い合わせるもの

(14) 回答 協議,依頼又は照会に対して回答するもの

(15) 依頼 一定の事項を依頼するもの

(16) 送付 物件を送付し,受領を求めるもの

(17) 証明 一定の事実を証明するもの

(18) 復命 上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの

(19) 辞令 任命,給与又は勤務などに関して命令するもの

(20) 諮問 一定の機関に対して,調査若しくは審議を求め,又はそれに基づく意見を求めるもの

(21) 答申 諮問を受けた機関が,その諮問事項について意見を述べるもの

(22) 陳情 特定の事項について事情を訴え,必要な処置を求めるもの

(23) 嘱託(委嘱) 特定の相手方に対して,事務その他特定事項を依頼するもの

(24) 議案 議会に対して議決を求め,又は報告するもの

(25) 賞状 表彰状,感謝状等

(文書の年度)

第9条 文書の処理に関する年度は,4月1日から翌年の3月31日までとする。ただし,これにより難い文書は,暦年とする。

第2章 収受及び配布

(収受及び配布)

第10条 到着した文書は,総務課で受け取り,次の各号により処理する。

(1) 文書は,親展文書及び親展電報を除きすべて開封し,その右下余白に収受印(様式第1号)を押した後,当該文書に係る事務を主管する課(以下「主務課」という。)の取扱責任者に配布する。ただし,次に掲げる文書は,収受印の押印を省略することができる。

 カタログ,新聞,図書その他これらに類するもの

 軽易な報告書及び通知書

 請求書等これに類するもの

 庁内文書

 その他総務課長が適当と認めるもの

(2) 親展文書は,封筒の表面に収受印を押し,親展文書配布簿(様式第2号)に所要事項を記載した後,名あて人の受領印を徴し,名あて人に交付する。

(3) 現金,金券,有価証券,郵便切手等(以下「現金等」という。)を添付してある文書は,その余白に金券添付の表示を行い,現金等配布簿(様式第3号)に所要事項を記載した後,現金等配布簿に受領印を徴し,現金等及びその文書を主務課の取扱責任者に交付する。

(4) 不服申立て,訴訟等の受領した日時が権利又は効力の得失に関係のある文書は,余白にその日時を朱書し,受領者の印を押し,封筒があるものはこれを添えなければならない。

(5) 2以上の課に関係のある文書は,最も関係の深い課に配布しなければならない。

(ファクシミリ等による文書の収受)

第10条の2 ファクシミリにより受信した文書,電算組織(赤平市電子計算組織管理運営規程第2条第1号に掲げる電子計算組織をいう。以下同じ。)の使用により受信した情報又は電子計算機により受信した電子メールの内容は速やかに出力し,紙に記録するものとする。この場合において,記録がなされた紙は,到達した紙文書とみなして,前条の規定により処理を行うものとする。

2 ファクシミリへの着信,電算組織の使用に係る情報の受信及び電子メールの受信の確認は,定期的に行わなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の取扱)

第10条の3 総合行政ネットワーク文書は,総務課の取扱責任者が次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証するものとする。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して,形式上誤りがない場合は受領通知を,形式上誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発信するものとする。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書は,速やかに紙に出力するものとする。

2 前項第3号の規定により出力をした文書は,収受の規定の例により処理するものとする。

3 受信した総合行政ネットワーク文書については,その電子原本の保管に努めるものとする。

(総務課以外で受領した文書の取り扱い)

第11条 職員が出張先等で直接受け取った文書又は課で直接受領した文書は,速やかに総務課に回付しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず,定例的な届書,申請書等又は一定の帳票により多数のものが直接主務課に提出されるもので総務課長が定めるものは,課専用収受印(様式第5号)を押し,又はこれを省略して処理することができる。

(勤務時間外の文書の取り扱い)

第12条 勤務時間外の文書の取り扱いについては,赤平市職員服務規程(昭和54年規程第9号)に定めるところによる。

(課相互間の文書の転送の禁止)

第13条 取扱責任者は,配布された文書で,その課の所管でないと認めたものは,直接総務課へ返付しなければならない。

(文書の集配)

第14条 文書の集配は,総務課が行い,集配の方法,時刻等は総務課長が定める。

第3章 処理

(配布された文書の処理)

第15条 課長は,配布された文書を閲覧し,その処理方針等を指示し,取扱責任者に交付する。

2 課長から文書の交付を受けた取扱責任者は,別表第1に定める文書保存年限基準に基づく保存期間及び別表第2に定める文書分類基本表に基づく分類等所要事項を文書管理票(様式第6号)に記載し,処理担当者を指定し,必要があれば更に詳細な説明を与えて当該文書を処理担当者に交付する。

3 文書の交付を受けた処理担当者は,指示に従って処理しなければならない。

(供覧を要する文書)

第16条 次の各号に掲げる文書は,速やかに供覧しなければならない。

(1) 上級行政庁からの訓令又は通達等で重要と認められるもの

(2) 処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があると認められるもの

(3) その他特に供覧する必要があると思われるもの

2 供覧は,文書の余白を利用して行う。この場合において,当該文書に「供覧」と朱書しなければならない。

(未処理文書の取り扱い)

第17条 未処理文書は,課長が指定する一定の場所に収納し,常にその所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

第4章 起案

(起案)

第18条 起案は,次の各号に掲げるものを除いては,起案書1(様式第7号)を用いて行う。ただし,定例又は軽易な一般文書については,起案書2(様式第8号)を用いるものとする。

(1) 一定の帳票を利用して処理できるもの

(2) 軽易な事案で,文書の余白を利用して処理できるもの

(3) 別に処理について定めてあるもの

2 法規文書及び令達文書(訓令のうち規程形式をとるものに限る。)については,法令起案書(様式第9号)を用いるものとする。

(起案の要領)

第19条 起案は,次の各号によらなければならない。

(1) 件名は,できるだけ簡明に記載し,その次に照会,回答,通知等その文書の性質を表す言葉を括弧書きする。

(2) 重要,異例又は内容の複雑な事案は,起案理由,根拠となる法令及びその他参考事項を記載し,必要があれば関係書類を順序にそろえ,添付しなければならない。

(3) 施行期日の予定されるものは,決裁を受ける余裕をもって起案し,必要な審議の機会を失わないようにしなければならない。

(4) 起案が収受文書に基づく場合は,その収受文書を添付しなければならない。

(決裁区分の表示)

第20条 起案者は,決裁の区分に従って,次に掲げる表示をしなければならない。

市長 市長の決裁を要するもの

副市長 副市長の専決できるもの

課長 課長の専決できるもの

(文書の発信者名)

第21条 発送する文書の発信者名は,原則として市長名を用いる。ただし,次の各号に掲げる文書は,当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(1) 対外的に発送する文書の中で,その内容が軽易であるものについては,決裁権を有する者の職及び氏名又は市名を用いる。

(2) 庁内文書は,副市長名又は課長名を用いることができる。

2 取り扱い所管を明らかにするため,文書の末尾に課係名等当該文書についての連絡先を括弧を付して表示するものとする。

(文書の記号及び番号)

第22条 一般文書の記号及び番号は,次の各号による。

(1) 文書の記号は,総務課長が別に定める略号を起案者が記入する。

(2) 収受文書により起案する文書の番号は,収受文書の収受番号を文書番号として起案者が記入する。

(3) 新たな起案による文書の番号は,文書管理票を作成するときに記入する。

(4) 文書の番号は,文書管理票により,係ごとに年度又は年を通じて一連の番号とする。

2 法規文書,令達文書及び公示文書の番号は,公布令達番号簿(様式第10号)により,それぞれの種別ごとに一連の番号を記入する。

第5章 決裁及び合議

(決裁)

第23条 起案文書は,当該事務の決裁区分に従い,起案者から順次直属上司の承認を経て決裁者の決裁を受けなければならない。

2 取扱責任者は,起案文書の決裁区分等及び文体,用語,用字等について審査を行った後,回付するものとする。

3 決裁者は,起案文書の回付を受けたときは,直ちに意思の決定をしなければならない。

4 承認又は決裁をするときは,起案文書の所定の欄に押印するものとする。

(代決)

第24条 代決した場合においては,赤平市課設置条例施行規則(平成19年規則第3号)第22条及び第23条の規定により処理するものとする。

(他の課との合議)

第25条 2課以上に関連する文書は,関係の深い課で処理案を起案し,関係課の合議を求めなければならない。ただし,供覧にとどめる趣意のものは,決裁後に供覧するものとする。

2 次の各号に掲げる事案は,総務課長に合議しなければならない。

(1) 法規文書及び令達文書(訓令のうち規程形式をとるものに限る。)の案

(2) 議会に提出する案

(3) 市長の決裁を要する行政処分案及びこれに準ずるもの

(4) 法令,例規の解釈又は適用の方法に関する案

(5) その他市政に重大な影響を及ぼすと認められる案

(合議を受けた場合の取り扱い)

第26条 合議を受けた課長は,直ちにその関係事項を検討し,これに同意するときは,所定の欄に押印するものとする。条件付同意若しくは不同意のときは,関係ある課長の間で協議し,なお意見が一致しないときは,次の各号に掲げるところにより処理を行い,上司の指示を受けるものとする。

(1) 条件付同意のときは,その旨を所定の欄に朱書して押印するとともに,意見又は条件を起案文書の余白に記載して,その場所に押印する。

(2) 不同意のときは,その旨を所定の欄に朱書して,その欄には押印しないで,その理由を起案文書の余白に記載し,その場所に押印する。

(起案文書の再回付)

第27条 決裁の内容が,当初の起案と異なったとき,又は廃棄となったとき,若しくは保留になったときは,その旨関係のある部課へ通知するか,又は決裁になった起案文書(以下「決裁文書」という。)を回付しなければならない。

(重要文書等の持ち回り)

第28条 次の各号に掲げる文書は,内容を説明できる職員が持ち回りしなければならない。

(1) 重要なもの又は秘密を要するもの

(2) 緊急を要するもの又は説明を要するもの

(起案文書の訂正)

第29条 起案文書を訂正したときは,その箇所に訂正者が押印するものとする。

第6章 施行

(施行)

第30条 事案が決裁されたときは,特に指示のある場合を除き,直ちに施行の手続きをとらなければならない。

(議案の取り扱い)

第31条 議会の議決若しくは同意を要し,又は議会に報告等を要する起案文書は,決裁後直ちに総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は,前項の決裁文書の送付を受けたときは,直ちに所定の手続きをとらなければならない。

3 第1項の文書について,市議会議長から議決又は同意等の文書の送付があったときは,総務課長は,決裁文書にその旨及び議決又は同意等のあった年月日を記載し,主務課に返送するものとする。

(法規文書等の取り扱い)

第32条 法規文書,令達文書及び公示文書は,決裁後直ちに総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は,公布,令達又は公示を終ったときは,その番号及び年月日を決裁文書に記入し,主務課へ返送するものとする。

(帳票)

第33条 帳票については,別に定めるところによる。

(電子署名)

第34条 総合行政ネットワーク文書で,電子交換システムにより発信する文書には,電子署名を行うものとする。ただし軽易なものについては,電子署名を省略することができる。

2 電子署名を行うために必要な手続きその他の事項は,別に定める。

(発送文書の取扱)

第35条 文書の発送は,郵送,集配及び総合行政ネットワーク文書の送信等に区分して行うものとする。

2 郵送及び集配による文書の発送は,主務課で必要な梱包をし,総務課が指定する場所,時刻までに回付しなければならない。

3 第1項に規定するもののほか,次の各号に掲げる要件を備える施行文書については,ファクシミリ又は電子メールにより文書を送信することができる。

(1) 公印の押印を省略することができるもの

(2) 課長決裁事案のもの

(3) 保存期間が1年以下のもの

(4) 秘密の取扱いを要しないもの

(5) 前各号に掲げるもののほか,照会者等から,ファクシミリ又は電子メールによる回答等の指定があるもの

4 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を送信するときは,総務課の取扱責任者が送信するものとする。

(施行の月日)

第36条 決裁文書には,次の各号による施行月日を記載しなければならない。

(1) 法規文書,令達文書(達及び指令を除く。)にあっては,公布令達番号簿に登載した日

(2) 発送する文書にあっては,発送した日

(3) 前2号以外の文書にあっては,その事務を処理した日

第7章 整理及び保管

(分類及び文書分類基本表)

第37条 処理の終わった文書(以下「完結文書」という。)は,すべて分類して整理する。

2 文書の分類は,別表第2に定める文書分類基本表により主題別に分類する。

(未完結文書の処理)

第38条 年度末又は年末までに完結に至らなかった文書又は完結する見込みのない文書は,取扱責任者において未完結文書繰越票(様式第12号)により翌年度又は翌年に繰越し,新番号を付するものとする。

(文書の編冊)

第39条 完結文書の編冊は,次の各号に掲げるところにより行わなければならない。

(1) 文書は,書かれている内容によって分類すること。

(2) 主題の該当分類科目を決定するときは,最も適切なものとすること。

(3) 文書の内容が2以上の分類科目にわたるときは,その関係が最も深い分類科目とすること。

(4) 編冊は,小分類を単位とする。ただし,これにより難いときは,中分類単位とする。

(5) 簿冊の件名は,主題名を記入すること。

(6) 簿冊の背表紙に文書の件名,年度又は年,分類記号,保存区分,廃棄年,課名等を記載すること。

(7) 新たな事務により生じた簿冊の件名の該当分類科目が既設の科目によることができないと認めるときは,課長は,総務課長に協議のうえ分類科目を新設することができる。

(保管単位)

第40条 完結文書は,課を単位として保管する。ただし,これにより難いときは,係単位とすることができる。

2 完結文書は,課長の指定する一定の場所に保管する。

3 法制文書は,総務課において一括保管する。

(完結文書の保管)

第41条 完結文書は,年度によるものは毎年3月31日,暦年によるものは毎年12月31日をもって区切り,現年度内又は現年内に完結した文書は,課において引き続き1年間保管する。ただし,課長が不必要と認めるものは,廃棄することができる。

2 取扱責任者は,編冊した完結文書の行政文書目録兼保存文書カード(様式第13号)を作成しなければならない。

第8章 保存

(文書の保存期間)

第42条 文書の保存期間は,法令その他に定めのあるものを除くほか,1年,3年,5年,10年及び永年とする。

2 各文書の保存期間は,別表第1に定める保存年限基準により定める。

3 前条第1項に規定する保管期間は,保存期間に算入する。

(保存期間の起算)

第43条 文書の保存期間は,文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし,暦年によるものは,翌年の1月1日から起算する。

(保存文書の管理)

第44条 保存文書は,毎年5月31日までに,行政文書目録兼保存文書カードと共に総務課長に引き継ぐものとする。ただし,原課において保存するものとして行政文書目録兼保存文書カードに記載された文書については,総務課長の承認を得て,課長が管理することができる。

2 前項の規定による保存文書の管理については,収蔵方法,収蔵場所は総務課長の指示に従うものとする。

(保存期間1年の文書の取り扱い)

第45条 保存期間1年の文書は,総務課長に引き継がない。ただし,行政文書目録兼保存文書カードは,前条の例により総務課長に引き継ぐものとする。

2 前項の文書は,第45条第1項に規定する保管期間の終了をもって保存期間の終了とみなす。

(保存文書の閲覧又は貸出し)

第46条 保存文書の閲覧又は貸出しは,次の各号により行う。

(1) 保存文書を閲覧し,又は借り受けようとするときは,保存文書閲覧(貸出)申込票(様式第14号)により総務課に申し出,総務課は,提出された保存文書閲覧(貸出)申込票に必要事項を記載して,文書の閲覧又は貸出しを行う。

(2) 閲覧又は貸出した文書が返還されたときは,その文書をもとの位置に格納するとともに,保存文書閲覧(貸出)申込票に必要事項を記載してこれを整理する。

(文書の廃棄)

第47条 総務課長又は主務課長は,毎年6月中に,行政文書目録兼保存文書カードにより保存文書を調査し,保存期間が満了したものについては,廃棄の手続きをとらなければならない。廃棄した文書に係る行政文書目録兼保存文書カードは,保存満了日から引き続き1年間保管した後廃棄する。

2 前項の場合において,保存期間の経過した文書であっても,特に保存の必要があると認められるものについては,更に期間を定めて保存することができる。

3 廃棄する文書のうち,他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは,裁断,溶解,焼却,消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

第9章 補則

(会計年度による文書の特例)

第48条 会計年度による文書については,「3月31日」を「5月31日」に読み替えることができる。

(委任)

第49条 この規程に定めるもののほか,必要な事項は,市長が別に定める。

附 則

(施行期日等)

1 この規程は,公布の日から施行し,昭和54年4月1日から適用する。

(赤平市役所事務取扱規程の廃止)

2 赤平市役所事務取扱規程(昭和30年規程第5号)は,廃止する。

(経過措置)

3 この訓令施行の際,昭和54年1月1日から昭和54年3月31日までに収受した文書は,暦年扱いをするものを除き文書の処理に関する年度を昭和54年度とする。

附 則(昭和56年訓令第4号)

この訓令は,昭和56年5月1日から施行する。

附 則(平成4年訓令第1号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成4年訓令第3号)

この訓令は,平成4年4月1日から施行する。

附 則(平成5年訓令第5号)

この訓令は,平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成6年訓令第4号)

この訓令は,平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成7年訓令第3号)

この規程は,平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第3号)

この訓令は,平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成9年訓令第2号)

この規程は,平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成10年訓令第5号)

この規程は,平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成10年訓令第7号)

この規程は,平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成11年訓令第1号)

この訓令は,平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第6号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成12年訓令第15号)

この訓令は,公布の日から施行し,平成12年4月1日から適用する。

附 則(平成14年訓令第2号)

この訓令は,公布の日から施行し,平成13年10月1日から適用する。

附 則(平成14年訓令第8号)

この訓令は,公布の日から施行し,平成14年4月1日から適用する。

附 則(平成17年訓令第6号)

この訓令は,公布の日から施行し,平成17年4月1日から適用する。

附 則(平成18年訓令第1号)

この訓令は,平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際,すでに印刷済の用紙類については,この訓令の規定にかかわらず,当分の間,所要の修正を加え,なお使用することができる。

附 則(平成19年訓令第22号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成24年訓令第8号)

この訓令は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成30年訓令第1号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和2年訓令第4号)

この規程は,令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年訓令第6号)

この訓令は,公布の日から施行し,令和2年4月1日から適用する。

別表第1(第15条第2項関係)

文書保存年限基準

第1種(永年保存)

(1) 条例,規則の原議文書

(2) 重要な訓令その他例規原議文書

(3) 市の沿革及び市史の資料となる文書

(4) 議会の議案,会議録,議決書

(5) 任免,賞罰に関する文書(軽易なものを除く。)

(6) 市の区域及び境界変更等に関する文書

(7) 特に重要な事業計画及び実施に関する文書

(8) 特に重要な訴訟及び不服申し立てに関する文書

(9) 特に重要な契約書,工事設計書等関係図書

(10) 特に重要な財産の取得処分及び市債に関する文書

(11) 特に重要な機関及び団体等の設置廃止に関する文書

(12) 特に重要な統計書

(13) 法令等により又は時効の関係で10年を超えて保存する必要のある文書

(14) その他特に重要にして永年保存の必要があると認める文書

第2種(10年保存)

(1) 訓令その他例規原議文書

(2) 市長,助役等の事務引き継ぎに関する文書

(3) 重要な陳情に関する文書

(4) 重要な事務事業の施策に関する文書

(5) 重要な訴訟及び不服申し立てに関する文書

(6) 重要な契約書,工事設計書等関係図書

(7) 重要な財産の取得処分及び市債に関する文書

(8) 重要な機関及び団体等の設置廃止に関する文書

(9) 重要な統計書

(10) 法令等により又は時効の関係で5年を超え10年までの期間保存する必要のある文書

(11) その他重要にして10年保存の必要があると認める文書

第3種(5年保存)

(1) 会計経理に関する文書

(2) 金銭出納に関する証ひょう書類

(3) 法令等により又は時効の関係で3年を超え5年までの期間保存する必要のある文書

(4) その他5年保存の必要があると認める文書

第4種(3年保存)

(1) 軽易な任免,賞罰に関する文書

(2) 給与の支払いに関する文書

(3) 常例的事務の執行に必要な文書

(4) 法令等により又は時効の関係で1年を超え3年までの期間保存する必要のある文書

(5) その他3年保存の必要があると認める文書

第5種(1年保存)

(1) 文書の収受発送に関する文書

(2) 軽易な諸願届及び照復文書

(3) 法令等により又は時効の関係で1年間保存する必要がある文書

(4) その他1年保存の必要があると認める文書

別表第2(第15条第2項関係)

文書分類基本表

大分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

0

総務

総括

組織運営

文書

法制

総合企画

広報広聴

統計

議会






1

人事

総括

任免配置

服務賞罰

給与

研修

福利厚生








2

財務

総括

予算

決算

市債

会計

市税

税外収入

財産






3

住民

総括

戸籍

住民登録

印鑑

防災

安全








4

福祉

総括

生活保護

児童福祉

母子及び父子並びに寡婦福祉

老人福祉

身障者福祉

知的障害者福祉

国民健康保険

年金

後期高齢者医療

介護保険

介護支援

精神障害者福祉

5

保健衛生

総括

環境衛生

食品衛生

動物管理

保健

清掃

公害







6

経済

総括

商工

鉱業

農林畜産

食糧管理

消費

労働

エルム高原施設






7

建設

総括

都市計画

区画整理

建築

市営住宅

道路橋梁

河川水路

公園緑地

下水道

地籍調査




0 総務

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

市制市史

行政区画

事務引継

秘書交際

庁舎管理

市長会

儀式褒賞

車両管理

監査

1

組織運営

諸務

行政機構

職務権限

庁議

連絡調整

事務管理

電算




2

文書

諸務

収発

公印

浄書印刷

保存整理

廃棄

情報公開・個人情報保護




3

法制

諸務

例規

公示令達

官公報

争訟

 

 

 

 

 

4

総合企画

諸務

基本計画

実施計画

広域行政

広域振興

地域振興





5

広報広聴

諸務

広報

広聴

市民相談

市民運動

陳情請願

 

 

 

 

6

統計

諸務

指定統計

市勢統計

統計資料

 

 

 

 

 

 

7

議会

諸務

議案

議事議決

 

 

 

 

 

 

 

1 人事

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

職員団体

 

 

 

 

 

 

 

 

1

任免配置

諸務

定数

採用退職

人事異動

昇任

分限

定数外職員

 

 

 

 

2

服務賞罰

諸務

服務管理

表彰

懲戒

 

 

 

 

 

 

3

給与

諸務

報酬

給料

諸手当

昇給






4

研修

諸務

一般研修

実務研修

派遣研修

 

 

 

 

 

 

5

福利厚生

諸務

健康管理

共済組合

保険

公務災害

職員住宅

 

 

 

 

2 財務

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

財政計画

財政調査

財政公表

負担金

補助金

交付金

 

 

 

 

 

1

予算

諸務

予算編成

流用繰越

執行管理

 

 

 

 

 

 

2

決算

諸務

決算作成

決算資料

 

 

 

 

 

 

 

3

市債

諸務

市債

 

 

 

 

 

 

 

 

4

会計

諸務

指定金融機関

収納

支払

資金

現金有価証券

 

 

 

 

5

市税

諸務

市道民税

固定資産税

都市計画税

軽自動車税

特別土地保有税

諸税

国民健康保険税

滞納整理

納税貯蓄組合

 

6

税外収入

諸務

使用料

手数料

負担金

補助金

交付金

交付税

寄附金

雑収入

滞納整理

保険料

 

7

財産

諸務

基金

土地

建物

施設

物品

 

 

 

 

3 住民

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

自治組織

住居表示

自動車臨時運行

 

 

 

 

 

 

1

戸籍

諸務

届出

編成記録

証明

 

 

 

 

 

 

2

住民登録

諸務

届出

編成記録

証明閲覧

個人番号






3

印鑑

諸務

届出

編成記録

証明







4

防災

諸務

防災水防

災害対策








5

安全

諸務

交通安全

防犯








4 福祉

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

援護

社会福祉団体








1

生活保護

諸務

保護措置

保護費








2

児童福祉

諸務

養護

保育所

児童館







3

母子及び父子並びに寡婦福祉

諸務

援護措置

資金








4

老人福祉

諸務

援護措置

医療費

施設







5

身障者福祉

諸務

更生援護









6

知的障害者福祉

諸務

更生援護

施設








7

国民健康保険

諸務

被保険者

給付








8

年金

諸務

拠出年金

福祉年金

敬老年金







9

後期高齢者医療

諸務

被保険者

給付








10

介護保険

諸務

被保険者

給付

認定







11

介護支援

諸務

包括支援

給付








12

精神障害者福祉

諸務

更生援護









5 保健衛生

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

環境衛生

諸務

空き家

埋火葬墓地霊園

浴場

浄化槽

そ族昆虫等

地球温暖化対策等




2

食品衛生

諸務

監視指導









3

動物管理

諸務

狂犬病予防

動物愛護








4

保健

諸務

母子保健

成人保健

精神保健

感染症予防






5

清掃

諸務

リサイクル

ごみ

し尿







6

公害

諸務

騒音

振動

悪臭

水質

大気粉塵

 

 

 

 

 

6 経済

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

商工

諸務

振興

計量

金融

観光

企業誘致

企業開発

 

 

 

2

鉱業

諸務

振興

 

 

 

 

 

 

 

 

3

農林畜産

諸務

農政

振興

林政

畜産

水産

金融

実習センター



4

食糧管理

諸務

配給

 

 

 

 

 

 

 

 

5

消費

諸務

消費

 

 

 

 

 

 

 

 

6

労働

諸務

労政

金融

 

 

 

 

 

 

 

7

エルム高原施設

諸務

施行









7 建設

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

諸務

施行業者

施行契約

検査

補償

 

 

 

 

 

1

都市計画

諸務

計画調査

事業

国土利用計画

 

 

 

 

 

 

2

区画整理

諸務

計画調査

事業

施行

換地清算

 

 

 

 

 

3

建築

諸務

計画調査

施行

確認許可

違反建築

 

 

 

 

 

4

市営住宅

諸務

計画調査

施行

維持管理

入居

家賃

 

 

 

 

5

道路橋梁

諸務

計画調査

施行

維持管理

占用

 

 

 

 

 

6

河川水路

諸務

計画調査

施行

維持管理

占用

 

 

 

 

 

7

公園緑地

諸務

計画調査

施行

維持管理

占用

 

 

 

 

 

8

下水道

諸務

計画調査

施行

維持管理

占用

 

 

 

 

 

9

地籍調査

諸務

計画調査

施行

 

 

 

 

 

 

 

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様式第4号 削除

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様式第11号 削除

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赤平市文書事務取扱規程

昭和54年5月1日 規程第6号

(令和2年6月26日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和54年5月1日 規程第6号
昭和56年5月1日 訓令第4号
平成4年1月31日 訓令第1号
平成4年4月1日 訓令第3号
平成5年4月1日 訓令第5号
平成6年4月1日 訓令第4号
平成7年3月31日 訓令第3号
平成8年3月29日 訓令第3号
平成9年5月1日 訓令第2号
平成10年3月25日 訓令第5号
平成10年5月15日 訓令第7号
平成11年3月24日 訓令第1号
平成12年4月6日 訓令第6号
平成12年12月15日 訓令第15号
平成14年3月11日 訓令第2号
平成14年10月28日 訓令第8号
平成17年10月3日 訓令第6号
平成18年3月10日 訓令第1号
平成19年3月26日 訓令第4号
平成19年6月29日 訓令第22号
平成24年6月29日 訓令第8号
平成30年3月22日 訓令第1号
令和2年3月30日 訓令第4号
令和2年6月26日 訓令第6号