(目的)

第1条　この規程は、あかびら市立病院(以下「病院」という。)における文書事務の取扱いにおいて必要な事項を定め、事務処理の標準化と能率化を図ることを目的とする。

(用語)

第2条　この規程において、係とは管理課及び医事課の各係をいう。

(文書の処理)

第3条　文書は、正確かつ迅速に処理するとともに、取扱者の責任の所在を明らかにし、事務能率の向上を図るように努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第4条　係に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」を置き、係長(相当職を含む。)をその取扱責任者とする。

(文書の収受発送)

第5条　到着した文書は、庶務経理係で受け取り、親展文書及び親展電報を除きすべて開封し、その右下余白に収受印(様式第1号)を押した後、事務長に配布する。ただし、次に掲げる文書は、収受印の押印を省略することができる。

(配布された文書の処理)

第6条　事務長は、配布された文書を閲覧し、その処理方針等を指示し、取扱責任者に交付する。

(供覧を要する文書)

第7条　次の各号に掲げる文書は、速やかに事務長に供覧しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第8条　一般文書の記号及び番号は、次の各号による。

(例規類の原議書の取扱)

第9条　条例、規則、訓令等の制定、改廃の原議書の決裁が完了したときは、係の責任において、その謄本を2通作成し、1通を保存し、他の1通を原議書とともに、総務課に送付しなければならない。

(公印の押印)

第10条　公印を必要とする文書には、赤平市公印規程(昭和47年規程第5号)の定めるところにより、公印を押印するものとする。ただし、軽易なものについては、公印の押印を省略することができる。

(発送)

第11条　文書の発送は、郵送の方法により、庶務経理係が行う。ただし、必要がある時は、便送その他の方法によることができる。

(文書の分類)

第12条　処理の終わった文書(以下「完結文書」という。)は、すべて分類して整理する。

(文書の保存期間)

第13条　文書の保存期間は、法令その他に定めのあるものを除くほか、1年、3年、5年、10年及び永年とする。

(準用)

第14条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、赤平市文書事務取扱規程(昭和54年規程第6号)を準用する。この場合において、この規程中「総務課長」とあるのは「事務長」と、「総務課」とあるのは「庶務経理係」と読み替えるものとする。

(委任)

第15条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、院長が別に定める