○赤平市戸籍総合管理システム管理運営規程
平成30年9月27日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、赤平市における電子情報処理組織による戸籍等事務の適正な運用管理を図るため、赤平市個人情報保護条例(平成10年条例第4号)及び赤平市個人情報保護条例施行規則(平成10年規則第6号)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍等事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等(以下「法令等」という。)の定めるところにより市長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の事務をいう。
(2) 戸籍総合管理システム 戸籍等事務を電子情報処理組織により処理するために必要となるシステムをいう。
(3) 記録媒体 戸籍等データが記録された磁気ディスクその他の媒体をいう。
(4) 戸籍等データ 戸籍総合管理システムにおいて取り扱う記録媒体に記録されている戸籍等事務に関する情報をいう。
(5) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍総合管理システムを作動させるための命令の組合せをいう。
(6) サーバ 滝川市に設置された磁気ディスクによりプログラム及び戸籍等データを処理及び格納する正中央処理装置及び副中央処理装置をいう。
(7) 端末機 戸籍担当窓口に設置する戸籍等事務を処理するために、サーバに接続することにより、戸籍等データを取り扱うことができる端末装置をいう。
(8) 出力帳票 戸籍等データを出力した帳票をいう。
(9) ドキュメント 戸籍総合管理システムに関する仕様書、操作説明書、運用マニュアル等をいう。
(基本方針)
第3条 戸籍総合管理システムによる処理に当たっては、戸籍等事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に最大限の配慮をしなければならない。
(戸籍等データの保護)
第4条 戸籍総合管理システムに、法令等に定めのない事項を入力してはならない。
2 戸籍等データは、戸籍等事務以外の目的で使用してはならない。
3 戸籍等データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(戸籍等データ保護管理者の指定)
第5条 戸籍等データ、プログラム、ドキュメント等を適切に管理し、その保全及び保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、市民生活課長をもって充てる。
(戸籍等データ及びプログラムの管理)
第6条 保護管理者は、戸籍等データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍等データの取扱状況及び関連する機器等の状態について常に把握し、その管理の適正を図る。
(2) 戸籍等データの異常の有無について、定期的又は随時に点検を行う。
2 保護管理者は、プログラムの障害の有無について、定期的又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍総合管理システムの点検を委託して実施する場合には、戸籍等データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の管理)
第7条 保護管理者は、移動可能な記録媒体及び出力帳票の管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 移動可能な記録媒体及び保管しておく必要のある出力帳票は、保管場所を指定するとともに、施錠できる所定の場所に保管する。
(2) 受払いについては、台帳に記録する等の方法により適正に管理する。
(3) 廃棄、持出し等は、戸籍担当職員が行う。
(4) 廃棄に当たっては、焼却又は裁断等の復元できない方法により確実に処分する。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持する。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分する。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末機管理責任者の指定等)
第9条 保護管理者は、端末機の管理及び適正な運用を図るため、端末機管理責任者を置く。
2 端末機管理責任者は、市民生活課戸籍年金係長をもって充てる。
3 端末機管理責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度に配置すること。
(2) 戸籍等データについて、関係市町が相互にアクセスできない機能を確保すること。
(3) 内蔵するプログラムについて、複写及び変更することができないようにすること。
(端末機操作者の指定等)
第10条 端末機で戸籍総合管理システムを操作できるのは、保護管理者が指定する職員(以下「操作者」という。)とする。
2 保護管理者は、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
3 保護管理者は、前項の規定に基づき、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを付与しなければならない。
4 操作者は、端末機の使用に際して、戸籍等データの保全及び保護に常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。
5 戸籍総合管理システムは、戸籍等事務において必要な時を除き、操作してはならない。
(パスワードの設定及び管理)
第11条 保護管理者は、操作者に対し、端末機を操作するために必要なパスワード(以下「個別パスワード」という。)を設定し付与するとともに、個別パスワードを管理するパスワード(以下「管理パスワード」という。)を設定しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定及び更新等の運用方法を定め厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、管理パスワード及び個別パスワードを、操作者は、個別パスワードを他人に漏らし、使用させてはならない。
4 保護管理者及び操作者は、パスワードの入力等に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
(緊急時の対応)
第12条 保護管理者は、戸籍総合管理システムの使用に支障を来すおそれがある災害等による事故発生時に、迅速に対応できるよう必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の原因及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
3 市長は、前項の報告があった場合は、復旧のために必要な措置を講じるとともに、再発を防止するための措置を講じなければならない。
(研修等の実施)
第13条 保護管理者は、操作者に対し、戸籍等データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍総合管理システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
(準用規定)
第14条 この規程に定めるもののほか、戸籍等データ保護に関し必要な事項は、赤平市が保有する特定個人情報の適正な取扱いに関する規程(平成30年訓令第2号)の規定の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。